Hur lyckas med chefsuppdraget?

Vilka faktorer är det som behövs för att lyckas med sitt chefsuppdrag? Svaren har varierat genom åren. Allt från rätt uppsättning egenskaper, tur, intelligens till starka inre drivkrafter. Allt stämmer säkert och tillsammans så formar det säkert en formel för ett lyckat ledarskap.

Något som över åren har underskattas är dock de organisatoriska förutsättningarna för chefen att lyckas med sitt arbete. Annika Härenstam, Professor i Arbetsvetenskap vid Göteborgs Universitet har forskat inom detta ämne i många år.

Hennes forskning lyfter fram följande viktiga organisatoriska förutsättningar för att lyckas med sitt chefsuppdrag:

• Stöd från ledning och då tillträde till arenor för till exempel information, beslut med mera
• Återkoppling och relevant information från den operativa verksamheten
• Tydlig och till viss del formell organisation
• Rätt antal underställda

Stöd från ledning och tillträde för arenor vad gäller information och beslut
Chefer som har stöd från ledningen kommer få ett betydligt lättare uppdrag än de som inte har det. Tämligen självklart men detta tåls att upprepas. Information och kunskap är som bekant lika med makt och det är därför viktigt att chefen har tillgång till arenor för information och beslut som viktiga projektmöten, ledningsgrupper samt kund- och leverantörsmöten.

Återkoppling och relevant information från den operativa verksamheten
Denna punkt är lätt att förbise i det dagliga chefsarbetet. Vissa chefer är lyckligt lottade då de har välfungerande affärssystem som lätt ger dem den information de behöver för att fatta beslut. Andra chefer får leta i fler IT- och affärssystem samtidigt samt ett och annat telefonsamtal för att få korrekt beslutsunderlag. I värsta fall kan detta ta mycket tid i anspråk. Tid som man som chef inte alltid har.

Tydlig och till viss del formell organisation
Annika Härenstam har genom åren lyft fram första linjens chefer som ett exempel på vikten av en tydlig och till en viss del formell organisation. Det är hos den första linjens chefer som allt möts i en organisation. Allt från kunder, brukare, leverantörer, anställa till chefens chef. En stor del av det totala ledarskapet i en organisation skapas, formas och verkställs bland cheferna i första linjen. Deras roll kan liknas vid ett timglas. I mitten befinner sig den första linjens chef. Det är därför viktigt att första linjens chefer får stöd genom en tydlig och till viss del formell organisation. Oftast är det tvärtom enligt Härenstam då de får mer arbetsuppgifter i kombination med mindre stöd.

I offentlig sektor finns det en klar tendens att många väljer bort ett chefsuppdraget på grund av bristande stöd. Många chefer vill ju per definition påverka och då kan den styrda verksamheten i form av administration upplevas som tvingande.

Rätt antal underställda
Vad som är rätt antal underställda kan variera från bransch till bransch och från arbetsgivare till arbetsgivare. Det viktiga är att du som chef reflekterar vad som är rätt antal underställda för dig. Hur många utvecklings- och lönesamtal mäktar du med att hålla på ett år? Hur mycket arbetsuppgifter kan du delegera? Hur många medarbetare mäktar du med att vara chef och ledare för? Ta för vana att regelbundet fundera över dessa frågor.

Om du inte har rätt organisatoriska förutsättningar?
Vad ska du göra om du som chef upptäcker att du inte har rätt organisatoriska förutsättningar för att klara ditt uppdrag. Det finns i grova drag fem strategier:

1. Så fort du har upptäckt att du inte har rätt förutsättningar för att lyckas med ditt chefsuppdrag så måste du äska om mer resurser. Det handlar om professionalism. Du vet vilka resurser du behöver för att lyckas. Fråga efter dem då detta inte är några konstigheter. I den bästa av världar får du mer resurser och har då skapat en vinna-vinna situation för alla parter.
2. De flesta är chefer är i långa loppet inte några superhjältar – eller hjältinnor så Försök i största möjliga mån skruva ned förväntningar på nyckeltal som resultat, leveransprecision, personalomsättning, tillväxt med mera. Skruva ned- alternativt forma förväntningarna för annars så innebär detta indirekt – eller direkt att du accepterat de villkor som finns för uppdraget.
3. Ett annat alternativ är att tacka nej till uppdraget och försöka få en annan chefs- eller specialisttjänst. I större organisationer finns det ofta mer möjligheter än vad många tror. Våga fråga.
4. Om inget av ovanstående fungerar så bör du fundera på att byta arbete. Det finns gott om lediga chefsjobb som väntar på din ansökan. Se till att ha ett tydligt mål och budskap samt ett uppdaterat och välskrivet cv och Linkedinprofil så att du snabbt kan agera då något intressant arbete dyker upp.
5. Om du inte har rätt organisatoriska förutsättningar för att lyckas med ditt uppdrag fullt ut är det viktigt att du inte skuldbelägger dig själv. Försök hitta ett förhållningssätt där du mycket väl kan vara nöjd med dig själv och ditt chefskap utifrån de förutsättningar som gäller.