Chefen i möten halva tiden

Chefer ägnar nästan hälften av sin arbetstid åt möten (21 timmar per vecka). Det visar en undersökning genomförd av vår systerorganisation, danska Lederne. Liknande resultat har tidigare presenterats för Sveriges chefer.

Jag tycker mig skönja en underton av förfäran när den här typen av resultat redovisas. Men varför då? Jag tvivlar på att någon blir upprörd om vi får läsa att en säljare ägnar större delen av sin tid att tala i telefon med kunder. Vad jag vill säga är att möten är en nödvändig och självklar del av chefens jobb. Det är genom interna och externa möten som chefen planerar, informerar, kommunicerar, utvecklar verksamhet och medarbetare etc, etc. Jag är också rätt säker på att mötesomfattningen skiljer sig en del åt beroende på inom vilken verksamhet och på vilken nivå chefen är verksam. Om chefer isolerar sig är det i princip omöjligt att bidra till företagens/organisationernas utveckling.

Skulle den tid chefer ägnar åt möten upplevas som problem av chefer själva, så tror jag snarare att det är kvalitén på mötena som ska ifrågasättas. Jag vet att jag tjatat om det här förr, men det tål att upprepas, oavsett om det är du som kallar eller kallas till ett möte. För att möten ska bli meningsfulla, effektiva och möjligöra för deltagarna att planera sin tid ska det alltid vara tydligt:

1. vad som är syftet med mötet
2. vem eller vilka som nödvändigtvis måste närvara och vilken roll de har
3. när mötet börjar och slutar
4. vad deltagarna behöver förbereda
5. vilka punkter som ska avhandlas enligt agendan

Kort och gott: Fortsätt att delta i möten så länge de är meningsfulla och för utvecklingen framåt.

Hur många timmar per vecka tillbringar du i mötesrummen? Är det ett problem eller inte?