Återkoppling en viktig del av ledarskapet

Vill du vara en ledare med hög nivå av självledarskap? Ha trygga medarbetare och uppvisa ledarbeteenden som skapar effektivitet och en öppen kultur? Då ska du be om och ge återkoppling.

Idag är många uppdrag och verksamheter både komplexa och dynamiska vilket ställer krav på såväl tydlighet som flexibilitet hos dig som chef. Mellan människor finns alltid utrymme för tolkningar. Ditt sätt att kommunicera ett uppdrag tolkas av den du har mittemot dig på ett annat sätt än det du själv tyckte att du förmedlade det och formella uppdragsbeskrivningar kan aldrig besvara alla frågor, beslut och eventuella dilemman som uppstår under tiden vi arbetar. Återkoppling är ett sätt att hålla nära kontakt med dina medarbetare och chefer för att minska osäkerhet och utrymme för tolkningar.

Judith Komaki, psykologiprofessor som forskat på ledarbeteenden, har ”återkoppla” högst upp på listan på ledarbeteenden som påverkar prestationen positivt. Doktoranden Simon Elvnäs på Kungliga Tekniska Högskolan (KTH), har tagit fasta på Komakis forskning och valt att filma arbetsledares ledarbeteenden för att se om deras upplevelse av vad de gör när de arbetsleder och vad de faktiskt gör, skiljer sig åt.

Kort sagt kan man säga att resultaten visar att arbetsledarnas uppskattning av hur mycket tid de la på återkoppling till medarbetare var väldigt mycket större än den tid de faktiskt la på att återkoppla. Trots att vi vet hur viktigt är för verksamheten och något som medarbetarna efterfrågar.

Återkoppling ska leda till utveckling
Återkoppling handlar om att ge beröm eller kritik på ett konstruktivt sätt och fokus kan vara både på beteenden och prestation. Syftet med återkopplingen är att den ska leda till utveckling, det vill säga att något ska bli annorlunda efteråt. Du själv behöver återkoppling i ditt ledarskap av samma orsak som dina medarbetare; för att utvecklas och veta att du är på rätt väg. Vi vet att många chefer idag vill lyssna mer på sina medarbetare – vilket är klokt eftersom medarbetarna är din verksamhet. Att du som chef tar emot återkoppling på ditt ledarskap från dina medarbetare är ett utmärkt sätt att just lyssna.

Be om och ta emot återkoppling
I din organisation finns det många som du kan be om återkoppling från; dina medarbetare, din chef, men även andra som du har kontakt med. När det gäller dina medarbetare så kan du be om återkoppling på ditt ledarskap i formella samtal som utvecklingssamtal eller medarbetarsamtal. Då ska det vara en av de punkter som dina medarbetare har möjlighet att förbereda innan mötet.

Exempel på frågor är:

• Vad fungerar bra i mitt ledarskap?
• Vad behöver jag utveckla?
• Finns det något jag kan göra annorlunda?

Du kan också be om återkoppling mer regelbundet. Kanske har ni avstämningsmöten där återkoppling kan vara en punkt. Tänk på att du även kan be om återkoppling skriftligt, om ni har en återkommande veckologg till exempel.
Det är även viktigt att du får återkoppling från din chef. Ta ansvar för att det sker, vid behov eller återkommande och mer strukturerat. Formen är inte annorlunda än när du ger och får återkoppling av dina medarbetare. När du tar emot återkopplingen så är det centralt att du lyssnar. Det vill säga sitter tyst och försöker förstå vad personen som ger återkoppling försöker säga. Avbryt inte och gå inte i försvar – gör ditt bästa att försöka förstå den andre personens perspektiv.

Så ger du återkoppling
För att återkopplingen ska ge önskad effekt så är det viktigt att den är konstruktiv och innefattar flera delar:

• Använd alltid jag-budskap
• Lägg fram fakta och beskriv situationen
• Beskriv din känsla, din tolkning och hur det påverkar dig och verksamheten
• Uttryck ditt önskade läge
• Avsluta med en fråga som inkluderar den andre

Exempel på utvecklande återkoppling:
”Jag har lovat att ge dig återkoppling och har en sak som jag vill ta upp. Ibland upplever jag att du inte lyssnar. Du tittar inte mig i ögonen när jag pratar med dig och jag får känslan av att inte ha kontakt med dig. Det gör mig osäker. Det gör att jag undviker att prata med dig om sådant som är viktigt för verksamheten och mejlar dig istället. Jag skulle önska att du tittar mig i ögonen när vi pratar så att vi får en dialog. Vad tänker du när jag säger såhär?”

Exempel på stärkande återkoppling:
”Jag tycker att du är mycket strukturerad – att du har ordning och reda. Jag tänker till exempel på ditt sätt att göra tidplaner även för mindre projekt. Det gör att jag känner mig trygg och gör att jag litar på dig. Det blir också konkret och enkelt för gruppen att samarbeta. Är du medveten om att du gör detta?”

Sammanfattningsvis:

• Förutsättningen för utvecklande återkoppling är att den är konstruktiv
• Ge dina medarbetare återkoppling ofta
• Be dina medarbetare att ge dig återkoppling på ditt ledarskap
• Ta ansvar för att din chef ger dig återkoppling

Läs mer om återkoppling i vår chefsguide Återkoppling.