Varför kastar chefer bort dyrbar tid?
I SvD kan man läsa att Unionens chefstidning Position har låtit Novus genomföra en undersökning kring chefer och möteskultur. Till min bestörtning anser bara hälften av cheferna att de flesta möten är meningsfulla och effektiva. Lika många anger att mötena saknar syfte och mål.
Men ta tag i det då! Du är ju en del av mötet. Vi vet att många chefer upplever att de inte hinner med allt de vill och ofta är det personalrelaterade frågor som får stryka på foten. Hur kan samtidigt så många chefer med öppna ögon kasta bort dyrbar tid de skulle kunna ägna åt annat?
Jag vägrar att betrakta chefer som viljelösa marionetter. Som chef har du ett eget ansvar och sannolikt hyggliga möjligheter att ställa vissa krav på de möten du deltar i. Det borde inte vara särskilt komplicerat.
När du blir kallad till ett möte med otydligt syfte, ställ följande frågor till den som sammankallar:
- Vad är syftet med mötet?
- Vad är agendan för mötet?
- Vad är det för typ av möte (arbetsmöte, planering, information, beslutsmöte etc.)
- Vad förväntas just du bidra med (kanske är någon av dina medarbetare mer lämpad att delta?)
Var ihärdig så finns det goda möjligheter att möteskulturen förändras till det bättre.
Vad tror du det beror på att så många accepterar meningslösa möten?
Att det är så många som accepterar dåliga möten tror jag beror på att många har olika uppfattningar om hur ett ”bra” möte ser ut. Helt utifrån det egna personligheten och det egna perspektivet.
Det finns en enorm kunskapsbrist när det gäller möteskultur och kunskap kring hur man leder ett möte. Det finns få ledarskapsutbildningar som har möteskultur på programmet trots att en ledares vardag består 50-80% av mötestid.
Eftersom få bolag/ organisationer (det börjar bli allt fler och detta kanske är den största trenden inom organisationsutveckling just nu) har en ”ägare” av den här frågan i ledningsgruppen så sker inga ”ständiga förbättringar”.
Jag tror att alla ledningsgrupper har haft uppe denna fråga de sista 4-5 åren, men det ramlar mellan stolarna då ingen har ansvaret. Trots att 25% av all arbetstid är mötestid.
I produktionen har vi idag full koll i de flesta företagen. Vi har en struktur som är bäst ”i klassen” i världen….det är ingen som saknar ett excelark, en rapport eller nytt system att fylla i siffror. Däremot när det gäller möteskulturen så är avsaknaden av struktur total. Det är en kompetensfråga!
Mötet är ledarens starkaste verktyg för att nå mål och vision och de som skapar en medveten & hållbar möteskultur når sina mål betydligt snabbare.
Det är en ledningsstrategisk fråga att skapa en hållbar möteskultur. Det räcker inte med några enkla tips för det kommer inte förändra kulturen, på sin höjd sina egna möten.
Det är ytterst VD’s sak ta tag i detta.
Alla organisationer har den möteskultur de förtjänar eftersom en kultur är en gemensam handling mellan människor i en grupp. Det är dock vd’s sak att prioritera denna viktiga fråga.
Micke Darmell,mötesevangelist